Defectech.ru Вопросы и ответы › Кадровое делопроизводство
Скопировать ссылку на вопрос

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство. Как составить опись кадровых документов. В основные обязанности кадровика организации входит правильное оформление и формирование дел.

После того, как папка с делом заполнится, она отправляется в архив. А вы знаете, как передавать дела в архив? Это не просто спуститься в архивное помещение и поставить папку с делом на полку. Нужно составить опись дела и определить правильное местоположение папки . Если фирма в будущем ликвидируется, все архивные документы нужно будет передавать в городской архив. Только не возьмут у вас городские архивариусы на хранение неправильно оформленные дела .

Чтобы казуса не произошло, давайте правильно описывать завершённые дела. Обязанности кадровика по составлению описи. В архиве организации хранятся не только дела отдела кадров, но и документы других отделов, например, бухгалтерии. За правильное оформление дела отвечает работник подразделения, в чьи обязанности входит ведение делопроизводства. В делах ОК есть дела с разными сроками хранения.

до 10 лет (в архив, обычно, не передаются. от 10 лет (временного хранения. постоянно хранящиеся. Так как дела ОК в своём большинстве – это дела по персоналу, то именно их и требуется описывать при сдаче в архив. И описываются они по правилам. Зачем нужна опись кадровых документов. Опись – это основание для изъятия дела из отдела кадров и передачи его в архив.

За сохранность документов по персоналу и за их чёткое оформление несёт ответственность именно кадровик. Опись дела – это справочный документ о том, что и в каких папках содержится.

Опись нужна не только для учёта документов, но и для облегчения поиска нужных, требуемых, например, по запросу надзорных органов. [wpsm_titlebox title= Важно! style= 3 ] Базовым нормативным актом об архивных описях являются Правила работы архивов (от 6.02.2002 г.). Именно на эти правила нужно ориентироваться при составлении описей. [/wpsm_titlebox.

Как систематизировать и нумеровать дела при описи документов. Систематизация – это основа правильности формирования архива. Ведь дела должны располагаться в определённом порядке, чтобы при поиске конкретного документа не запутаться в бумагах.

Проще всего разделы описи систематизировать, следуя хронологии . То есть, закончился календарный год – заносим дела в опись. При этом располагать дела нужно в определённой последовательности – по их значимости.

Например, первыми по списку могут идти приказы о переводах, увольнении или трудоустройстве, а потом личные дела. В свою очередь дела с приказами располагаются в хронологическом порядке, а личные дела – по алфавиту. Алфавит в кадровых делах – это указатель на первую букву фамилий работников. Составные части описи. По пункту 3.16.17 Правил работы архивов опись – это отдельный документ, на основании которого принимаются архивные дела.

В документе обязательно должны содержаться такие сведения. порядковые номера документов в делах. индексы дел. даты и заголовки дел. К описи прикладывается итоговая запись, в которой прописывается количество документов по описи и количество листов самой описи. Как составить опись. По правилам опись дел составляется на отдельном листе . Форма описи унифицирована Росархивом. Чтобы всегда иметь под рукой опись документов, образец скачать можете здесь.

Алгоритм составление описи таков. [wpsm_titlebox title= Алгоритм составления описи style= 3. определяетесь с перечнем дел, которые передаёте в архив. систематизируете дела. распечатываете форму описи. заносите в опись заголовки дел. составляете итоговую запись. Итоговая запись также имеет унифицированную форму и обязательно прикладывается к описи документов . образец можно скачать тут.

Нюансы при составлении описи. [wpsm_titlebox title= Важные детали style= 3. Если в организации нет номенклатуры дел, информация в опись записывается без индекса, но она должна в точности повторять заголовок дела. В опись, обычно, включаются дела одного года.

Но в случаях, когда дела не передавались в архив несколько лет, включать их все в одну опись – допустимо. Не запрещено соединять или разделять дела по описям. Можете формировать архивное хранение так, как вам удобно. Например, личные дела работников можно внести в одну опись, а приказы по трудоустройству – в другую. Если дело состоит из нескольких томов, каждая папка в описи нумеруется отдельно.

Как видите обязанности кадровика организации – это не только начинать и грамотно оформлять папки с делами, надо так же уметь грамотно их завершать и передавать. Если вовремя правильно не оформлять передачу дел, придётся потом проделывать громадную работу по приведению в соответствие с законом всего архива.

Вопрос №90583 от 07.06.2017 Юридическая консультация онлайн

defectech.ru

   Ответ: 12.06.2017
Похожие вопросы по теме
бесплатная юридическая
               консультация
юридическая
               консультация помощь юриста
defectech.ru

Сегодня адвокаты и юристы провели 56 консультаций,
а с 2012 года было проведено 875079 консультаций

defectech.ru

Для зарегистрированных юристов

Юридическая консультация | Вопросы с ответами | RSS | Карта сайта
© 2010-2018. Авторские права защищены.
Задать вопрос юристу
Сегодня юристы и адвокаты провели 56 консультаций,
а с 2012 года было проведено 730118 консультаций
Будьте всегда в курсе событий!
Подписывайтесь на наши страницы